Cómo comprar PC para su empresa

Por Galen Gruman

Editor ejecutivo de contenido global, Computerworld |

Cuando llega el momento de reemplazar las PC obsoletas de sus usuarios (o tal vez de racionalizar su flota de PC después de una serie de adquisiciones), la decisión sobre qué PC comprar no comienza con las máquinas mismas. En cambio, varios otros factores deberían llevarle a tomar una decisión final sobre qué computadoras proporcionar a los usuarios de su organización.

Tres fabricantes de PC dominan el mercado a nivel mundial: aunque las cifras de ventas de los principales proveedores de PC tienden a variar de un trimestre a otro, Lenovo ha mantenido el puesto número uno durante años, con aproximadamente el 23% de las ventas, mientras que HP y Dell Technologies esencialmente empatan en el mercado. segundo lugar con aproximadamente entre el 16% y el 20% de las ventas cada uno, según los datos de mercado de IDC. Apple ocupa el cuarto lugar, pero su porcentaje puede variar mucho, normalmente entre el 8% y el 14%. Acer y Asus normalmente empatan en el quinto lugar, con alrededor del 6% al 7% de participación de mercado cada uno. Estas cifras incluyen las PC vendidas a particulares y hogares.

Para uso empresarial, las cifras son similares pero se inclinan más hacia las principales marcas, según datos de IDC: Lenovo tiene aproximadamente entre el 26 % y el 27 % de las ventas, Dell y HP entre el 22 % y el 25 % cada una, Apple entre el 4 % y el 5 % y Acer. y Asus entre el 3% y el 5% cada uno.

Las PC Lenovo, HP y Dell están disponibles en prácticamente todos los países y territorios del mundo, ya sea directamente o a través de revendedores.

No sorprende, entonces, que para la gran mayoría de las empresas, la mayor parte de su flota de PC provenga de uno de estos tres proveedores. Pero una fracción de su flota puede provenir de otros proveedores, algo que TI también debe elaborar como estrategia.

Este artículo explora las múltiples consideraciones que TI debe evaluar al elegir los proveedores de su flota de PC: comprar directamente frente a revendedores, factores tecnológicos en la elección de PC, consideraciones y presiones de los usuarios, cuándo y cómo considerar clientes ligeros y dispositivos que no sean Windows, aspectos financieros y de compras. consideraciones, factores de apoyo, consideraciones ambientales y factores geográficos. (Para obtener información sobre estilos, especificaciones y componentes de portátiles adecuados para diferentes tipos de usuarios, consulte la “Guía del comprador: Cómo elegir los portátiles empresariales adecuados”).

La decisión más importante para TI es de dónde obtener las PC. Las opciones estándar provienen directamente del fabricante de PC o de un revendedor. Los fabricantes de PC normalmente venden directamente sólo cuando se trata de varios miles de PC. Por el contrario, hay revendedores que trabajan con implementaciones grandes, quienes trabajan con implementaciones medianas y quienes trabajan con implementaciones pequeñas.

Pero normalmente hay más en la relación que quién suministra las PC reales. TI a menudo busca descargar otras partes de la cartera de PC, como soporte directo al usuario, servicios de reparación y reemplazo, configuración y entrega (especialmente con la tendencia de trabajar desde casa que complica esa logística), reabastecimiento a medida que las PC envejecen y desinfección y gestión de datos. recuperación o reciclaje al final de su vida útil. Muchos revendedores ofrecen estos servicios además de la compra, pero los hay de todos los tamaños y especialidades, y muchos todavía se encargan únicamente de las funciones de venta, devolución y garantía.

Otra opción para organizaciones muy grandes es utilizar un proveedor de servicios gestionados (MSP) como Accenture o IBM. Los MSP son básicamente subcontratistas que se encargan de una parte de sus operaciones de TI, en este caso, de administrar sus PC. En este enfoque, el MSP actúa como una especie de revendedor (obtendrán las PC del fabricante de la PC o de un revendedor), pero la administración es su enfoque clave. Los MSP se encargan de la compra y gestión de PC sólo para organizaciones con flotas de miles de PC.

La combinación de servicios que desea y cuánto está dispuesto a pagar por ellos determinará a qué fabricante de PC, revendedor o MSP terminará abasteciéndose. También lo será la capacidad de un fabricante de PC, revendedor o MSP para trabajar con otros proveedores, por ejemplo, si tiene un proveedor de servicios de seguridad independiente o proporciona su propio servicio de asistencia técnica, o si utiliza proveedores especializados para plataformas no estándar como Apple macOS y Google Chrome o para unidades de negocio con necesidades especiales como construcción o reparación de aeronaves.

Los fabricantes de PC normalmente venden y brindan soporte solo a sus propias computadoras (incluidas las PC con Windows, ChromeOS y Linux), mientras que los revendedores y MSP pueden admitir múltiples marcas de PC con Windows. Los revendedores y MSP a menudo admiten Mac y, a veces, también Chromebooks y PC con Linux, dice el analista de Forrester Research, Andrew Hewitt. Si su cartera de computadoras es multiplataforma, un revendedor o MSP puede ser una mejor opción, si puede encontrar uno que cumpla con todos sus demás requisitos.

El tipo de relación que deseas también importa, dice el analista de Gartner Steve Kleynhans. Para aquellos que trabajan directamente con un fabricante de PC, señala, "Dell es un poco inflexible y rígido, lo cual es necesario para que puedan escalar su negocio". Por el contrario, Lenovo y HP tienden a trabajar a través de revendedores u otros terceros, que "pueden tener su propio enfoque y nivel de flexibilidad". Esto puede ser particularmente bueno si un revendedor tiene experiencia en sus necesidades o industria específicas, afirma. Pero sí agrega una capa entre usted y el fabricante de la PC.

Su elección de proveedor, incluida la decisión de utilizar varios proveedores y cuándo, también depende de las demás consideraciones que se tratan en este artículo. Pero el primer paso es definir qué quiere que haga su proveedor de PC más allá de suministrarle las computadoras, dice Kleynhans. Una vez identificados los candidatos, puede reducir la lista en función de sus otras necesidades y preferencias.

(Para obtener ayuda para localizar revendedores en su región, consulte "Encontrar un revendedor" al final de la historia).

Al elegir qué PC estandarizar, TI no debería comenzar con las PC mismas. Hoy en día existen muy pocas diferencias en los componentes entre los fabricantes de PC y, dentro de cualquier clase particular de dispositivo, las ofertas de los fabricantes de PC son iguales. Esos detalles del hardware no son razón para favorecer a un fabricante de PC sobre otro, dicen los analistas. Después de todo, “el 99% de los componentes de PC provienen de acciones comunes”, dice el analista de IDC Linn Huang.

"Los proveedores de PC son muy similares en lo que ofrecen", coincide Kleynhans de Gartner. "Cambiar de proveedor de PC no va a cambiar tu vida".

Independientemente del fabricante de PC seleccionado, TI debería centrarse en comprar computadoras de clase empresarial, aquellas que incluyen la tecnología vPro de Intel. Estos proporcionan capacidades anti-piratería como autenticación previa al arranque y enlaces de hardware para varias herramientas de seguridad para detectar comportamientos anómalos en los niveles de chip y firmware de la PC. vPro existe desde hace 15 años y es una característica estándar en las PC empresariales actuales.

Cada fabricante de PC ofrece herramientas de monitoreo para algunas funciones de vPro, como la autenticación previa al arranque y la seguridad del BIOS, señala Hewitt de Forrester. La detección de cambios de configuración es otro servicio que un proveedor de PC puede ofrecer en dicho monitoreo, añade Kleynhans de Gartner. Pero no le dé demasiada importancia a este tipo de herramientas en su selección de proveedores, afirma: “La estrategia de seguridad no se establece en función de un proveedor de PC. Vaya a un proveedor de seguridad para eso” y considere las herramientas de monitoreo de los fabricantes de PC como complementos.

Lo que TI más quiere es simplicidad en el abastecimiento de PC, dicen los analistas. Eso significa la menor cantidad posible de proveedores para satisfacer las necesidades empresariales, la menor cantidad posible de variaciones de modelos, la menor cantidad posible de modelos de participación (como diferentes paquetes de servicios de revendedores u otros proveedores) y la menor cantidad posible de plataformas.

Pero lo que los usuarios quieren es, cada vez más, más opciones. “Hace veinte años, los usuarios no tenían voz y voto en materia de tecnología. Eso ya no es cierto”, afirma Huang, de IDC. Señala que la presión de los millennials para ir más allá del limitado inventario de PC de TI hizo que la cantidad de diferentes tipos de dispositivos en las empresas aumentara a partir de mediados de la década de 2010.

Una encuesta de Forrester Research de 2020 muestra que el 66% de los usuarios de la Generación Z (los nacidos después de 1996) quieren autonomía en la selección de dispositivos en el trabajo, al igual que el 65% de los millennials (los nacidos entre 1981 y 1996). Se trata de un salto significativo respecto del 53% de la Generación X (los nacidos entre 1965 y 1980) y el 45% de los Baby Boomers (los nacidos entre 1946 y 1964) que quieren esa opción. A medida que los millennials y la generación Z ascienden en las organizaciones, la presión para que los usuarios elijan no hará más que aumentar, afirma Hewitt, analista de Forrester.

En industrias donde es difícil conseguir y retener talento (como la alta tecnología, la ingeniería, la consultoría y las finanzas), la presión del usuario puede superar las preferencias de TI. "Si se quieren los mejores empleados y el mercado laboral es ajustado, la TI no se interpondrá en el camino" mediante ofertas limitadas de computadoras, dice Kleynhans de Gartner.

Por lo tanto, TI tiene que encontrar la manera de equilibrar su necesidad de simplicidad en el abastecimiento y la gestión con el deseo de los usuarios de una mayor individualidad en las herramientas que utilizan para el trabajo.

Eso podría significar admitir una variedad más amplia de dispositivos, como Mac y tabletas portátiles con Windows 2 en 1. (Para obtener ayuda para decidir qué tipos de portátiles se adaptan mejor a sus usuarios, consulte la “Guía del comprador: Cómo elegir los portátiles empresariales adecuados”). Pero también puede significar cambiar los requisitos de lo que constituye el conjunto estándar de dispositivos.

Por ejemplo, las consideraciones de rendimiento superan el precio dentro de cualquier línea de modelo determinada, dice Huang de IDC, y esa preferencia por el rendimiento sobre el precio ha ido aumentando desde mediados de la década de 2010, cuando se valoraban por igual. Antes de 2015, los proveedores y TI habían estado cambiando a dispositivos “suficientemente buenos” y de menor costo, pero cuando los empleados comenzaron a irse a empresas que ofrecían mejores equipos, TI comenzó a comprar, dice, y continúa haciéndolo.

Aún así, la mayoría de las organizaciones utilizan una computadora portátil Windows de clase empresarial de nivel medio como PC estándar, que generalmente cuesta entre $ 1200 y $ 1500. Están disponibles en los tres principales fabricantes de PC, así como en otros fabricantes de PC establecidos como Asus, Acer y Fujitsu.

Los ejecutivos, así como el personal de ventas y marketing, suelen adquirir portátiles premium, que cuestan entre 2.000 y 2.500 dólares. Estos usuarios obtienen computadoras portátiles elegantes, a menudo Apple MacBook Pros o Microsoft Surface Pros, señala el analista de IDC Bryan Ma, porque "lucen muy bien y se destacan", no solo como ventajas sino como parte de la marca corporativa. Estos empleados representan a la empresa públicamente en reuniones con clientes, conferencias y otros eventos, y tener una computadora bien diseñada que se destaque entre la multitud ayuda a pulir su imagen corporativa, dice Kleynhans de Gartner. Los otros fabricantes de PC también tienen modelos inspirados en MacBook, pero las marcas MacBook y Surface tienen una mayor resonancia en el mercado, por lo que TI suele hacer una excepción en el abastecimiento de dichas computadoras.

Es posible que existan otras necesidades específicas de PC, como computadoras robustas para trabajadores de campo, estaciones de trabajo para ingeniería y modelado o PC de escritorio para centros de llamadas en la oficina. Los tres principales fabricantes de PC tienen todos estos tipos comunes de PC. Panasonic y Fujitsu también son conocidas por sus computadoras robustas.

Elegir los modelos estándar de PC con Windows para su cartera de computadoras es bastante sencillo, ya que cualquier fabricante importante de PC con el que termine tendrá los modelos necesarios para los casos de uso empresarial estándar que usted defina, como se describe en la sección anterior. Su atención se centrará en qué nivel de almacenamiento y RAM proporcionar para los modelos estándar que elija para usuarios empresariales, ejecutivos y, si corresponde, otros tipos de usuarios y, por supuesto, el precio.

Pero las excepciones a estos modelos estándar requieren más reflexión, no sólo sobre cuáles respaldar sino también sobre cómo obtenerlas y servirlas. Algunos revendedores admiten múltiples plataformas informáticas, no solo PC con Windows, pero dependiendo de sus diversos criterios y necesidades, puede terminar fácilmente con revendedores especializados dedicados a plataformas especializadas específicas, del mismo modo que muchas organizaciones de TI han separado el soporte de TI interno en las mismas divisiones. para adquirir una experiencia más profunda, señala Kleynhans de Gartner.

Durante años, varios proveedores han propuesto proporcionar terminales, en lugar de PC, donde toda la informática y los datos permanecieran en manos de TI en el centro de datos o, hoy en día, en la nube. La infraestructura de escritorio virtual (VDI) y los clientes ligeros fueron los dos enfoques principales ofrecidos. Pero rara vez funcionaban bien, en gran parte porque primero las redes de la oficina y luego Internet no podían manejar las cargas de datos, lo que generaba problemas de latencia que interrumpían el rendimiento. Los problemas con los controladores también hicieron que el acceso a periféricos, como monitores y ratones, fuera incierto. "A pesar de todas las promesas, nunca las cumplimos", dice Huang de IDC.

Pero los analistas dicen que es hora de volver a considerar la computación de cliente ligero (llamada escritorio como servicio, o DaaS, cuando se entrega a través de la nube), incluso si se necesita una mayor maduración en las ofertas. "Los modelos están mejorando", dice Kleynhans de Gartner. “Durante mucho tiempo hubo problemas técnicos en la comunicación remota: gráficos, audio, latencia. Los proveedores han trabajado muy duro para resolver esos problemas y en su mayoría los resolvieron”.

La pandemia de COVID-19 reactivó el interés en 2020, pero TI rápidamente cambió de rumbo porque los productos DaaS no podían soportar videoconferencias, señala. Los proveedores adaptaron rápidamente su tecnología para admitir Zoom, Webex, Teams, etc. "Así que ahora es bastante bueno", dice Kleynhans. Aún así, "cuando la gente empieza a mirarlo, es caro, especialmente cuando se entrega en la nube", dice, "por lo que la economía tendrá que cambiar".

Sin embargo, la razón más importante para reconsiderar DaaS hoy es Windows 365, dice Huang de IDC. "Ahora es un juego de pelota completamente diferente [a pesar de que] la implementación incipiente fue una experiencia torpe". Windows 365 ahora funciona bien y tiene un buen precio, dice, y debido a que se ejecuta en un navegador HTML5, el dispositivo cliente del usuario puede ser casi cualquier cosa con un tamaño de pantalla, teclado y mouse o trackpad decente: una PC con Windows, una Mac, un iPad, una PC con Linux o una Chromebook, lo que amplía la base de usuarios y reduce lo que TI tiene que implementar. "Hoy en día es mucho más fácil de gestionar e implementar", afirma Hewitt de Forrester.

DaaS todavía enfrenta el obstáculo de la conectividad: los empleados necesitan tener suficiente banda ancha, que aún no está disponible en muchas partes del mundo, incluso en partes de las principales ciudades del mundo desarrollado. Pero incluso si no se utiliza como reemplazo de una PC corporativa, DaaS puede ser una herramienta eficaz durante los bloqueos, cuando los empleados no pueden ingresar a una oficina donde está su equipo, cuando el equipo proporcionado por la empresa falla y los usuarios solo tienen su equipo personal. disponible, para uso de contratistas temporales o en otras situaciones en las que TI no puede o no quiere proporcionar hardware físico, afirma Hewitt.

El Macintosh de Apple es el ordenador sin Windows más común en los negocios. Aunque ninguna de las firmas de analistas desglosa la adopción empresarial de Mac por separado de la adopción total, las estimaciones globales oscilan entre el 3% y el 5%. Pero los promedios pueden ser engañosos: los analistas dicen que la adopción empresarial de Mac se concentra en gran medida en unos pocos países como Estados Unidos, Japón, Alemania y el Reino Unido, todos ellos países con una importante adopción de Mac por parte de los consumidores y grandes concentraciones de alta tecnología y creatividad. firmas de servicios.

Algunas empresas se han estandarizado en Mac, principalmente empresas de tecnología como IBM, Salesforce y Shopify, así como empresas de servicios creativos. Más empresas (nuevamente, típicamente empresas de tecnología, servicios creativos y medios) permiten a los usuarios elegir entre Mac y PC con Windows como sus computadoras principales. Muchos, como Cisco Systems, SAP y Wipro, han descubierto que los usuarios acudieron en masa a Mac una vez que se convirtió en una opción, desplazando el uso de PC con Windows, señala Huang de IDC. Aquellas empresas que ofrecen Mac como una opción igual a la de PC con Windows tienden a estar en mercados laborales competitivos donde ofrecer una Mac ayuda a reclutar y retener personal que busca beneficios y una sensación de estar a la vanguardia.

En el otro lado de la ecuación hay un pequeño porcentaje de empresas que prohíben las Mac por completo, porque no quieren soportar una plataforma diferente y no ven ninguna razón operativa para hacerlo.

Pero la mayoría de las empresas permiten Mac en circunstancias específicas para subconjuntos de usuarios específicos, dicen los analistas:

Las Mac son conocidas por ser caras: no hay modelos de 600 dólares que compitan con las PC con Windows en el amplio mercado de PC de consumo. Pero las diferencias de precios son más estrechas en los casos comerciales. Para las empresas, la MacBook Pro es el modelo premium y la MacBook Air es el modelo de base amplia. Es posible que cuesten un poco más que las computadoras portátiles empresariales con Windows de calidad equivalente, pero no de manera espectacular.

El soporte de Apple a los usuarios empresariales ha tenido altibajos a lo largo de los años, dejando a muchos profesionales de TI sin saber si podrán obtener el soporte necesario para las Mac que permiten. Hoy en día, Apple cuenta con un soporte empresarial bastante sólido, con planes empresariales AppleCare que incluyen reparaciones in situ y al día siguiente en muchos mercados para empresas con tan solo 200 Mac, soporte de revendedores conocidos como CDW, soporte para ID de Apple empresariales ( para que los empleados no utilicen los personales para trabajar), opciones de arrendamiento financiadas por Apple y la herramienta Apple Business Manager para la inscripción y gestión de Mac por parte de pequeñas empresas.

Apple tiene una gran seguridad en su plataforma Mac, especialmente en las Mac de la serie M. Y durante una década, las herramientas de administración unificada de terminales (UEM), incluso Intune de Microsoft, han permitido que TI administre PC con Windows, Mac, iPhone y iPad, y dispositivos Android desde un sistema común.

Por supuesto, incluso si los usuarios prefieren Mac y TI está feliz de brindarles soporte, sigue existiendo la realidad de que la cartera de aplicaciones para macOS es más pequeña que para Windows, por lo que su empresa puede tener aplicaciones que requieran el uso de Windows. Por ejemplo, Microsoft Access, Microsoft PowerBI, Microsoft Visio, Intuit QuickBooks Enterprise, SAS Visual Analytics y una gran cantidad de aplicaciones específicas de la industria no tienen versiones de macOS.

Y las aplicaciones de Mac pueden ser menos capaces que sus contrapartes de Windows; Microsoft Excel para Mac, por ejemplo, admite menos fórmulas avanzadas que la versión de Windows, solo admite parcialmente conexiones de datos a otras aplicaciones y a Visual Basic para Aplicaciones (VBA) de Office, y no admite en absoluto Power Pivot o Power Chart, por lo que los datos Los analistas, contadores, analistas financieros y directores financieros a menudo no pueden utilizar la versión Mac de Excel.

El paso a la nube y, por tanto, a las aplicaciones basadas en navegador, ha reducido la brecha de aplicaciones con Windows, pero aún persiste una brecha.

Linux tiene una base muy pequeña de usuarios, concentrados en desarrollo e ingeniería. Pero si esos usuarios deben ejecutar aplicaciones de Linux, es necesario proporcionar y dar soporte a las PC con Linux.

De los principales fabricantes de PC, Acer, Dell, HP y Lenovo venden PC con Linux, por lo que TI normalmente puede confiar en el fabricante de PC, MSP o revendedor para proporcionar y respaldar Linux además de Windows.

Otro nicho es la plataforma ChromeOS de Google. Popular en algunos países en el uso de la escuela primaria debido a su bajo costo (alrededor de $ 200), su sólida seguridad y su fácil administración, la base de usuarios de ChromeOS desaparece en gran medida en la escuela secundaria y la universidad, dice Kleynhans de Gartner. "No estamos viendo una tracción significativa en los negocios", afirma, especialmente porque los modelos de "plástico barato" de 200 dólares que se utilizan en las escuelas primarias no son adecuados para usuarios empresariales. Las computadoras portátiles Chromebook de clase empresarial y las computadoras de escritorio Chromebox cuestan tanto como una PC con Windows, "entonces, ¿por qué adquirir un dispositivo reducido?" él pide.

Aún así, Chrome puede tener un lugar como dispositivo informático. "Chrome tiene sentido en algunos trabajos de primera línea", afirma Kleynhans. Huang de IDC cita a Domino's, donde la cadena de pizzerías instaló Chromeboxes en sus tiendas para que el personal pudiera pedir fácilmente más suministros según fuera necesario. Los Chromebook también se utilizan en montacargas para algunas operaciones logísticas, señala. "Los Chromebook pueden reemplazar a un cliente ligero para establecer una conexión entre un dispositivo liviano y un caso de uso específico", afirma.

Los principales fabricantes de PC con Windows (Acer, Asus, Dell, HP y Lenovo) ofrecen Chromebooks y Chromeboxes. Por lo tanto, puede obtener sus dispositivos ChromeOS de los mismos fabricantes de PC, MSP o revendedores que sus PC con Windows, o puede elegir un revendedor especializado que tenga experiencia en su caso de uso específico para máquinas ChromeOS.

Otro dispositivo informático de nicho es el iPad de Apple. Durante mucho tiempo se ha debatido si se trata de una computadora, a pesar de que puede ejecutar algunas aplicaciones comerciales estándar como Microsoft Office y la mayoría de las herramientas basadas en la nube a través del navegador Safari. Apple también ha adoptado funciones similares a las de una computadora, como la pantalla dividida para el uso de aplicaciones en paralelo y soporte para teclados físicos, bolígrafos y trackpads.

Cuando el Pad debutó por primera vez en enero de 2010, era significativamente más liviano y más pequeño que las computadoras portátiles de la época, por lo que el iPad era atractivo para uso en el campo, así como para la informática de los trabajadores del conocimiento mientras estaban de viaje. Pero desde entonces, los 2 en 1 y los portátiles delgados han superado al iPad en muchos de esos usos, dice Hewitt de Forrester.

Algunas empresas comercializan iPads como computadoras especializadas para aplicaciones específicas, especialmente en torno al trabajo de campo. United Airlines, por ejemplo, entrega iPads a sus trabajadores de mantenimiento de aeronaves debido a su peso liviano y porque los trabajadores pueden autenticarse rápida y fácilmente en el lugar de trabajo mediante Touch ID, en lugar de iniciar sesión en una computadora portátil más voluminosa mediante una contraseña mientras trabajan en un avión. . También eliminan los pasos adicionales de tomar notas en papel y volver a ingresarlas en una computadora en la oficina. Los iPads también se utilizan comúnmente como dispositivos de registro de un solo propósito en conferencias y hoteles en lo que Apple llama modo quiosco.

Sin embargo, para la mayoría de los usuarios, “el iPad es un dispositivo complementario” que se utiliza para trabajos livianos como correo electrónico, presentaciones y acceso a Internet en conferencias, demostraciones de ventas o reuniones de negocios, dice Hewitt. A menudo, no son emitidos por la empresa, sino gestionados por la empresa mediante un modelo de "traiga su propio dispositivo" (BYOD).