Novedades de las aplicaciones de Microsoft 365 en Windows Server 2022

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Microsoft Office es un elemento básico en el lugar de trabajo moderno, pero una opción de implementación popular podría no ser viable en unos años.

Microsoft lanzó su plataforma de colaboración basada en la nube Office 365 en 2011, lo que inició el cambio desde las instalaciones de clientes locales de Microsoft Office. Inicialmente, algunos pensaron que esto podría ser para defenderse de los rivales, como Google y sus aplicaciones basadas en la nube, pero Office 365 también introdujo un cambio de licencia de una compra única a un modelo de suscripción. Esto genera ingresos mensuales para las empresas de software, mientras que los clientes reciben actualizaciones más rápidas con la capacidad de escalar más rápido.

Este impulso a la nube por parte de Microsoft y otros no siempre es la mejor opción para todas las organizaciones. Con una base de instalación tan masiva para Microsoft Office, es posible que el cambio a Microsoft 365 no funcione para todas las empresas. No todo el mundo puede ejecutar escritorios o aplicaciones en la nube. Muchas empresas todavía necesitan una forma de seguir ejecutando los productos de Microsoft en sus instalaciones.

Las razones por las que una empresa podría necesitar una forma de instalación local pueden variar. Algunas organizaciones tienen motivos de cumplimiento que prohíben este paso a la nube. Para otros, este cambio de instalaciones locales presenta un riesgo de seguridad y una falta de control. En algunos escenarios, la falta de acceso estable a Internet es un factor limitante clave. Es posible que una empresa desee limitar sus costos tanto como sea posible en lugar de pagar una tarifa de suscripción.

Para estas empresas, el tiempo corre en la única alternativa local: Aplicaciones Microsoft 365 en Servicios de Escritorio remoto (RDS) con la función Host de sesión de escritorio remoto (RDSH). Aplicaciones Microsoft 365 para empresas, anteriormente Office 365 ProPlus, se instala en un servidor RDSH, al que los usuarios se conectan para acceder a aplicaciones de Office, como Word y Excel.

Este acuerdo solo será compatible hasta octubre de 2026 en la plataforma Windows Server 2022, cuando ese sistema operativo del servidor deje de ser compatible con el soporte principal. Las organizaciones que utilizan esta configuración con Windows Server 2016 y Windows Server 2019 tienen hasta octubre de 2025, cuando caduca el soporte general para esas plataformas. No está claro si Microsoft extenderá esto más allá de la fecha de 2026 o si obligará a los que se resisten a tomar la opción de la nube.

Microsoft tiene un historial de cambiar su política luego de fuertes comentarios de los clientes, por lo que es posible que todavía haya algo de vida para esta implementación local. Microsoft coqueteó con la compatibilidad con RDSH en las versiones preliminares de Windows Server 2019. La compañía lanzó Windows Server 2022 en septiembre de 2022 sin compatibilidad con las aplicaciones de Microsoft 365, pero cambió de rumbo un mes después y anunció que este acuerdo sería compatible. Microsoft preferiría que todos sus clientes usaran Office en la nube, ya sea en su plataforma Microsoft 365 o en la plataforma Azure Virtual Desktop.

Para muchas organizaciones, una pregunta al ejecutar Aplicaciones Microsoft 365 para empresas es cómo gestionar las licencias. Puede obtener la licencia por usuario o por dispositivo. La licencia de dispositivo es una situación más exclusiva y, por lo general, solo la realizan clientes empresariales y educativos seleccionados que tienen muchos usuarios que comparten dispositivos, como un aula escolar utilizada por varios estudiantes. La otra opción más popular es una licencia por usuario que le permite instalar aplicaciones de Microsoft en una combinación de cinco computadoras, tabletas o teléfonos.

Para usar Aplicaciones Microsoft 365 en un RDS, necesita una licencia para cada usuario que se conecte al servidor RDSH. Este método requiere poner el servidor en un modo de licencia compartida para que pueda proporcionar sesiones de terminal para cada usuario. El modo de licencia compartida no es una licencia adicional por encima de la licencia de usuario de Microsoft y la licencia de Aplicaciones de Microsoft 365; es un modo de licencia para el servidor. Cuando el usuario inicia sesión por primera vez, el servidor puede solicitarle que active su instalación de usuario en línea. Si tiene éxito, se guarda un token de seguridad en el perfil del usuario y se verifica su activación aproximadamente una vez al mes.

Este modo de licencia permite a los usuarios moverse entre dispositivos sin tener que activar una nueva licencia cada vez, ya que la activación se produce en la sesión virtual del usuario. Puede haber un problema si las sesiones están bloqueadas desde Internet. Tendría que forzar la activación para utilizar una fuente local, como un servidor de Key Management Services, del que Microsoft se está alejando en favor de la gestión de licencias basada en la nube. Si un usuario pierde la licencia, las aplicaciones de Microsoft entrarán en modo de funcionalidad reducida. La aplicación solo permitirá ver e imprimir documentos hasta que se produzca la activación.

Las aplicaciones de Microsoft 365 están diseñadas para funcionar con los navegadores y las versiones más recientes de las aplicaciones. Microsoft no le impide utilizar software antiguo o navegadores diferentes, pero la calidad de la experiencia podría verse afectada si no utiliza las recomendaciones de Microsoft.

Además, cualquier plataforma que utilice Aplicaciones Microsoft 365 debe habilitar la versión 1.2 de Transport Layer Security, que forma parte de todas las plataformas Windows Server actualmente compatibles.

La forma de implementar los escritorios desde el servidor RDP depende de las aplicaciones y del uso de la sesión del terminal.

Una implementación de escritorio virtual permite al usuario final personalizar su experiencia de escritorio, pero este método no ahorra recursos ya que puede generar espacios de escritorio más grandes. La experiencia de escritorio agrupado consume menos recursos ya que los grupos son idénticos y los usuarios obtienen el mismo escritorio. Este puede ser un uso más ideal y rentable de la plataforma de hardware y, según los grupos, puede reducir el espacio en disco.

Dado que los usuarios normalmente tienen licencia, cualquiera de los métodos de implementación no afecta la licencia de las aplicaciones Microsoft 365, pero podría afectar cualquier oferta integrada de terceros, lo que requerirá cierta investigación.

Las aplicaciones Microsoft 365 tienen un lugar en los servidores RDS hoy. Satisface una necesidad específica para aquellos que no están listos para dedicarse completamente a los recursos basados ​​en la nube, pero debe tener en cuenta que Microsoft ha dejado en claro que esta opción tiene una vida útil limitada. La forma en que planea operar más allá de 2026 es algo que debe planificar si la opción local se elimina con versiones futuras de Windows Server.